Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Dokumenttienhallinnan koordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme dokumenttienhallinnan koordinaattoria, joka vastaa organisaation dokumenttien tehokkaasta hallinnasta ja ylläpidosta. Tässä roolissa työskentelet tiiviisti eri osastojen kanssa varmistaen, että kaikki asiakirjat ovat ajan tasalla, oikein arkistoituja ja helposti saatavilla. Tehtäväsi sisältävät dokumenttien luomisen, päivittämisen, järjestämisen ja turvallisen säilyttämisen sekä dokumenttien hallintajärjestelmien kehittämisen ja ylläpidon. Lisäksi vastaat dokumenttien käyttöoikeuksien hallinnasta ja varmistat, että kaikki noudattavat organisaation tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjä. Työ vaatii tarkkuutta, järjestelmällisyyttä ja hyviä viestintätaitoja, sillä toimit linkkinä eri tiimien välillä varmistaen sujuvan tiedonkulun. Dokumenttienhallinnan koordinaattorina vaikutat merkittävästi organisaation toiminnan sujuvuuteen ja tiedonhallinnan tehokkuuteen. Tarjoamme mahdollisuuden kehittyä monipuolisessa ja vastuullisessa tehtävässä osana dynaamista työyhteisöä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Dokumenttien vastaanotto, luokittelu ja arkistointi.
- Dokumenttien hallintajärjestelmien ylläpito ja kehittäminen.
- Yhteistyö eri osastojen kanssa dokumenttien tarpeiden kartoittamiseksi.
- Dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta ja valvonta.
- Tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjen noudattamisen varmistaminen.
- Raporttien laatiminen dokumenttien hallinnan tilasta.
- Koulutusten järjestäminen dokumenttienhallinnan käytännöistä.
- Dokumenttien elinkaaren hallinta ja vanhentuneiden asiakirjojen poistaminen.
- Osallistuminen auditointeihin ja laadunvarmistukseen.
- Jatkuva prosessien parantaminen ja tehokkuuden lisääminen.
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Vähintään toisen asteen koulutus, mieluiten hallinnon tai tietohallinnon alalta.
- Kokemusta dokumenttien hallinnasta tai vastaavista tehtävistä.
- Hyvät tietotekniset taidot, erityisesti dokumenttienhallintajärjestelmien käyttö.
- Tarkkuus ja järjestelmällisyys työssä.
- Hyvät viestintä- ja yhteistyötaidot.
- Kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti.
- Tietämys tietosuoja- ja tietoturvasäännöksistä.
- Ongelmanratkaisukyky ja oma-aloitteisuus.
- Sujuva suomen kielen kirjallinen ja suullinen taito.
- Perustiedot englannin kielestä katsotaan eduksi.
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on dokumenttien hallinnasta?
- Miten varmistat dokumenttien tietoturvan ja luottamuksellisuuden?
- Kuvaile tilannetta, jossa olet kehittänyt dokumenttienhallintaprosessia.
- Miten priorisoit tehtäviä kiiretilanteessa?
- Millaisia dokumenttienhallintajärjestelmiä olet käyttänyt?
- Miten toimit yhteistyössä eri osastojen kanssa?
- Miten käsittelet vanhentuneita tai virheellisiä asiakirjoja?
- Miten varmistat, että kaikki noudattavat tietosuojaohjeita?
- Miten kouluttaisit uusia työntekijöitä dokumenttienhallinnassa?
- Mikä motivoi sinua työssäsi dokumenttienhallinnan parissa?
